电子邮件作为专业在线沟通的金字招牌，已成为商务往来的官方宠儿。尽管人们在工作中平均花费过半时光处理邮件，却仍有许多“滥竽充数”。这篇文章将助您化身为邮件写作高手，挥毫泼墨，撰写出简洁、优雅、易读的邮件佳作。

我们将涵盖:

如何有效而简洁地写邮件 专业讯息的格式及主要部分 写电子邮件时要避免的错误 选择专业电邮范例

你可以将得到如何写专业文章的技巧电子邮件给业务伙伴、客户、同事、投资者和其他利益相关者。

要想像专业人士一样写邮件，你需要设身处地地为收件人着想，并回答以下问题:

什么样的问候是最好的? 什么邮件主题/标题最合适? 收件人是谁? 邮件的目的是什么? 行动的号召是什么? 它的基调和风格应该是什么? 主要焦点是什么? 什么样的邮件结束语是最好的? 电子邮件的正确格式是什么?

让我们逐一解决它们。

一.用正确的称呼开始你的专业电子邮件

总是以问候开头。最常见、最普遍的问候语也恰好是最好的。

写一封专业邮件的最佳方法:

如果你对一群人讲话，你可以使用:

嗨(所有人/团队),

你好(所有人/团队),

真的没有必要把事情复杂化。如果你真的想把事情弄得更复杂一点，在这里找到更多关于电子邮件开场白的信息。

注意:尽管“嗨，伙计们”是群邮件中非常常见的开头，但这句话可能不是你的最佳选择。为什么?“伙计们”这个词通常与男性联系在一起。当对一群包括其他性别的人打招呼时，它可能会给一些人留下冒犯的印象。

如果你写的是营销邮件，规则就略有不同了。它们不那么正式，也不遵循常规的电子邮件结构。他们的设计和电子邮件模板通常需要比“真正的”电子邮件短得多的副本。当你向客户群发邮件时，你不需要使用称呼。

二.使用专业电子邮件的主题或标题

平均来说,人们会收到 每天126封电子邮件 ，当你的电子邮件送达收件人时，通常不得不与他们的收件箱中的许多其他邮件竞争。你的邮件主题必须说服他们打开邮件。

主题行要简短，但要具有描述性和信息量。他们应该少于15个字。试着写一些能说明邮件内容的内容。这样客户更容易打开你的邮件。

好的主题:

双十一活动研讨会

人力资源部会议的意见征集

星期一将有一位新同事加入我们

糟糕的主题:

我有个问题

重要的!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!1

在主题中滥用表情符号，往往招人反感。正式的电子邮件通常素面朝天，不设视觉元素或额外的图标。此外，避免在主题栏中堆砌问候语——它们实属画蛇添足。然而，巧妙地在邮件主题中嵌入收件人的名字，却能助你一臂之力，吸引他们的目光。

三.确定谁是你的受众

这并非关乎用户的某些独特特质或人口统计因素，而是在于你与收信人的关系。他们是你的顾客、上司还是同事？最好保持中立的立场，始终礼貌尊重。了解一个人的程度至关重要，最安全的方法就是不越雷池一步。观察对方的行为，然后让你的交流更加轻松自如。

要做的事情:

想象一下，如果你遇到一个人，你会对他说什么——你的写作应该保持同样的语气。

如果你的邮件是回复，你可以试着模仿原始邮件的语气和风格(如果合适的话)。

确保使用正确的敬语和代词。

要避免的事情:

笑话或讽刺可能会被误解，所以无论你写信给谁，最好都不要用。

任何你的收件人可能会觉得冒犯或傲慢的东西。

在一对一的沟通中，遵循电子邮件礼仪至关重要。若你与收信人有实际业务往来，务必谨慎行事。然而若你所撰写的是营销邮件，面向更广泛的受众，不妨大胆尝试。营销沟通往往更具冒险精神，人们不会将其视为针对个人的冒犯。

四. 弄清楚你写邮件的目的

如果你想写有效的电子邮件，你应该确定到底想要的效果是什么。你写专业的电子邮件是为了完成一些事情。如果你的邮件没有你想要达到的具体目标，那么你根本就不应该写。

一旦你想到了一个相关的目的，就写邮件。这是正确的。不要把目的和目标堆积起来。切勿将目的与目标堆积如山，邮件应有一个明确的目的，而非琐碎小事。如果你需要处理几件不相关的事情，可以多写几封邮件。

下面是一封目的明确的电子邮件:

你好，张三,

我很高兴你决定帮助我们。

我附上了一些图片和问题的文件。请留下你的评论，并让我知道您何时准备一起解决它们。

谢谢你的帮助。

李四

不要写你的假期计划，个人生活，也不要说太多的客套话。你的邮件有越多不同的角度和干扰，它们的可读性就越弱。如果你用大量的信息轰炸收件人，他们肯定只记得最不重要的部分。这是通信物理的第三定律。

五. 添加一个行动号召

至此，你应该知道每封邮件都应该有一个明确的目的。每封专业邮件中最重要的部分是号召行动。

浏览收件箱时，你会发现一个有趣的现象：大部分营销邮件都有一个名为CTA的按钮，上面写着“阅读更多”、“立即订购”等字样。

显然，这些按钮通常不会出现在个人或工作通信中。但下次你写一封专业邮件时，试着想想这个想象中的按钮会说什么。你应该试着写电子邮件，明确地告诉收件人该怎么做。

最好在邮件的开头和结尾两次陈述你的行动呼吁。

有时你的收件人可能仍然会错过你的号召。如果你的邮件没有得到回应，试着写一封后续的邮件。

六. 选择合适的语气和风格

通过“严肃”，你传达出你所谈论的事情是“严肃”的。一个略带正式、冷峻的杀手给人留下的印象比一个快乐的人更好，不是吗？就像如果你是一名律师，用“Best regards”来结束你的邮件似乎比“XOXO”更合适。

友爱是有时间和地点的，当你看到它的时候你就会意识到。在商业世界中，正式是标准，它有助于避免尴尬的情况。默认情况下，你应该尽量让你的电子邮件职业化:

在这个繁华的世界中，人们常常误认为，身着华贵西装便是专业人士。同样地，在电子邮件中保持“商务”的语气也是一种方式。然而，这只是众多因素中的一个。

在电子邮件中，我们应避免专横的态度。当需要他人协助时，应以提问的方式表达。即使事情紧急，也无需使用过多的感叹号来强调。

让我们来看一个我们遇到一个新队友的场景。我们想写一封专业的电子邮件。

以下是一些好的例子:

很高兴认识你！我希望我们有很多合作的机会。

嗨！我很高兴我们团队有你。

还有一些应该避免的事情:

OMG ! !我们能一起工作真是太棒了******。我们会成为最好的朋友!(太霸道，太粗鲁)

我听说过很多关于你的好话——让我们看看是不是真的(太有挑战性/表现出缺乏信任)

记得校对

在你点击“发送”按钮之前，仔细检查是否有任何可能被误解或被认为粗鲁的片段。拼写错误也是一样。如果你连校对邮件的事都懒得做，那就是一种缺乏尊重的表现。你的邮件应该没有错误。

七. 让你的邮件正文集中而简洁

在称呼之后，你可以解释你写这封邮件的原因。它通常提供适当的上下文。背景故事不需要很详细。

下面是一封完美的专业电子邮件的例子，它短小精悍:

嗨,张三,

昨天，我在看我们的季度报告时发现了一些不正常的地方。

10月下半月的数据似乎不见了。但总收入似乎仍然是正确的。

我们应该再算一次。我们可以在下午2点约个电话吗?

祝好

李四

高级会计师|财务部

比较:

嗨,张三,

我们可以在下午2点约个电话吗?

李四

现在，张三想:李四到底是谁?我想我一直把他和王五搞混了。天啊，我希望这和那个混乱的季度报告无关。我最好给小美发邮件问问。

这封邮件的第二个版本非常神秘。现在张三会问一些关于电话的问题。这将变成另一场职场电子邮件交流。最好是具体一点，同时提供所有必要的信息。

正如你所看到的，第一个例子的结构非常清晰，没有不必要的部分。

在某些情况下，你可以开门见山，把介绍和要点结合起来。一封专业邮件的第一句话既可以说明你为什么要写，也可以说明你的建议。

你好，张三先生。

我读了一篇关于人工智能聊天机器人的文章，我认为我们应该在我们的在线商店中添加一个。它可以节省我们一些宝贵的时间。我们每天都在回答同样的客户问题。

你能看看这个聊天机器人平台的列表，帮助我们选择最好的一个吗?

期待您的回信。

李四

客户支持专员|售后服务部

把你的邮件分成几个部分是非常重要的。人们的阅读行为是基于f形模式的。如果有几个较短的部分，而不是一个大的部分，他们更容易浏览和理解意思。

即使你的邮件只有几句话，最好还是把它分成几句。当你描述多个问题时，你还应该加上数字。

八. 使用签名并添加签名

结束一封专业邮件的方式要比开始一封邮件的方式多得多。

有些流行的落款在通信世界之外是看不到的。“Yours ”(英国语)和“ Yours”(美国语)是比较正式的结语。

你可以很有创意地写任何东西，只要你觉得它像是一个结束语。然而，你应该考虑坚持经典。其中一些邮箱签名在提高用户粘性方面有着良好的记录。

1、 如何结束一封专业邮件

最流行的专业电子邮件结束语是:

的一项研究表明，“谢谢”结尾是最好的。在请求帮忙的邮件中，使用“提前感谢”一词的回复率高出38%。

这个技巧颇具操纵之嫌，带有被动攻击的成分。许多收信人对此感到颇为恼火。“提前谢谢你”的表达方式，或许被误解为一种伪装的要求，而非真诚的感激之情。

不过，说“谢谢”是赢得别人好感的好方法。你不必把它限制在你的签名行。比较一下这两个来自一项著名研究的电子邮件例子:

示例1

亲爱的[名字],

我只是想让你知道我收到了你对我求职信的反馈。

我想知道你是否可以帮我准备第二封求职信，并给我一些反馈。附上求职信。你能在接下来的3天里给我发一些评论吗?

示例2

亲爱的[名字],

我只是想让你知道我收到了你对我求职信的反馈。非常感谢!我真的很感激。

我想知道你是否可以帮我准备第二封求职信，并给我一些反馈。附上求职信。你能在接下来的3天里给我发一些评论吗?

;网站域名解析错误的解决办法分析.txt

只要搞过网站运营的站长都或多或少收到过域名解析错误的困扰，特别是那些选择一些知名度不高的域名供应商，很容易会出现域名解析错误的现象，导致网站的优化和正常的运营受到不良的影响。域名解析错误产生的原因是多方面的，比如由于空间因素导致的域名难以解析，域名供应商的服务器故障引起的域名解析错误，还有因为网站设置错误也会导致域名解析失败，除此之外还有网站受到病毒攻击，也会导致域名难以解析的问题。由此可见域名解析错误对于很多个人网站来说，还是比较容易出现的，所以解决域名解析故障问题就显得极为关键，下面就来具体分析解决这个问题的方法措施。第一，分析网站是否域名设置错误。由于目前域名解析服务很多都是由域名供应商来设置，当然也有的用户在网站运营期间需要更改一些选项，导致网站域名解析出现故障。如果网站打不开，那么就需要通过软件进行分析，发现是域名解析问题后，就可以登录域名供应商提供的相应后台，选择相应的选项，填写相关参数，而且通常情况下如果自己不会解析其实也很简单，就是要求供应商的客服人员进行解析就行。第二，分析网站空间是否存在问题。如果登陆域名供应商后台发现域名解析有关的A记录，MX优先级以及主机记录指向都没有问题，而且域名也进行了备案，此时如果网站依然打不开，并且显示域名解析错误，事实上并不是域名解析的问题，而是由于网站空间出现的问题，也就是网站空间不能够连接到互联网上，相应的域名和虚拟空间的IP地址不能够实现一一对应的关系，从错误的表现形式上来看，也会显示域名解析错误。

所以此时需要分析网站空间的质量，如果网站空间不稳定，那么就需要及时的更换，或者要求IDC供应商尽快改善。第三，分析是否域名供应商存在问题。现在我们注册域名都需要通过域名注册商进行注册，这些注册商通常都会有自身的服务器来负责域名解析。而且这个域名服务器一般都是双机热备份服务器，并且保持24小时正常运行，但是一旦出现服务器宕机或者域名A记录以及主机记录等信息更改，只有等待服务器重新启动，或者服务器会自带有域名信息刷新功能，一般在一个小时到两个小时之间会进行刷新，更新域名记录表，从而让修改的域名或者损坏的域名解析得以恢复。第四，检查网站空间是否存在病毒，导致对域名解析的干扰。DNS劫持是造成目前域名解析错误的关键要素。域名劫持一方面是在服务器端，另一方面是在客户端，对于站长朋友们来说，就需要解决服务器端的病毒侵害问题。也就是网站空间所在服务器的域名受到了劫持病毒木马的侵袭，导致了网站空间难以正确被正确解析。所以此时要加大对服务器空间的病毒查杀力度，提升网站服务器空间的安全性，只有这样才能够有效解决域名解析的问题。总而言之，网站域名解析问题是目前非常常见的一种网站故障，如果得不到及时的解决，不仅仅会影响到用户的使用，同时还会造成百度对网站产生垃圾的看法，最终将这些网站归类为垃圾网站，那么这样的网站想要提升排名就变得极为困难，从而降低网站的优化效果。本文来源于dj舞曲djye/，转载请保留作者链接，谢谢。来源：山东金银花.xpzjyh